Entente de traitement des
renseignements personnels

Quand un commerce utilise Loopa, il nous confie les renseignements personnels de ses clients. Ce document dit exactement ce que nous avons le droit d'en faire, ce que nous devons en faire, et ce que nous ne ferons jamais.

Version 1.0 · En vigueur depuis le 16 septembre 2026 · Conforme à l'article 18.3 de la Loi 25

1. Rôle de chaque partie

Lorsque Loopa agit comme responsable, c'est la politique de confidentialité qui s'applique. La présente entente porte uniquement sur les cas où Loopa agit comme mandataire.

2. Objet, durée et nature du traitement

Loopa ne traite les renseignements personnels que sur instruction documentée du commerce, sauf lorsque la loi lui impose un traitement ; elle en informe alors le commerce, à moins que la loi l'interdise.

Loopa n'utilise jamais les renseignements des membres pour ses propres fins commerciales, ne les vend pas, ne les loue pas et ne les communique pas à des fins de marketing.

3. Renseignements traités et personnes concernées

Personnes concernées

• Les clients du commerce qui adhèrent à son programme de fidélité (les « membres ») ;
• Les employés du commerce qui utilisent la plateforme.

Catégories de renseignements

4. Obligations de Loopa

Loopa s'engage à :

1. traiter les renseignements uniquement aux fins prévues et sur instruction du commerce ;
2. limiter l'accès aux seules personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, et les lier à une obligation de confidentialité ;
3. mettre en place et maintenir les mesures de sécurité décrites à l'article 6 ;
4. aviser le commerce sans délai de tout incident de confidentialité, conformément à l'article 9 ;
5. prêter assistance au commerce pour répondre aux demandes des personnes concernées (article 10) ;
6. prêter assistance au commerce pour réaliser, au besoin, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ;
7. ne pas confier le traitement à un sous-traitant ultérieur autrement que dans les conditions de l'article 7 ;
8. restituer ou détruire les renseignements à la fin du contrat (article 11) ;
9. tenir à jour la documentation permettant de démontrer le respect de la présente entente.

5. Obligations du commerce

Le commerce, à titre de responsable des renseignements, s'engage à :

1. n'utiliser la plateforme que pour des finalités licites, déterminées et légitimes ;
2. informer ses membres, au moment de la collecte, des fins de la collecte, des catégories de personnes ayant accès aux renseignements, du lieu de conservation et de leurs droits — l'affichage fourni par Loopa au moment de l'inscription facilite cette obligation, mais n'en décharge pas le commerce ;
3. obtenir et documenter le consentement requis, notamment pour les messages texte ;
4. n'importer dans la plateforme que des renseignements qu'il a le droit de traiter ;
5. ne pas saisir de renseignements sensibles ;
6. désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de son organisation et publier ses coordonnées ;
7. gérer les accès de ses employés et les révoquer en temps utile ;
8. transmettre à Loopa, sans délai, toute demande d'une personne concernée ou d'une autorité qui requiert l'intervention de Loopa.

6. Mesures de sécurité

Loopa met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements, de leur finalité, de leur quantité, de leur répartition et de leur support :

• Chiffrement en transit — TLS/HTTPS obligatoire sur l'ensemble de la plateforme.
• Chiffrement au repos — chiffrement des bases de données et des sauvegardes par l'infrastructure hébergeur.
• Contrôle d'accès — authentification par compte individuel, gestion des rôles, cloisonnement des données entre commerces.
• Authentification à deux facteurs sur les comptes d'administration de Loopa et sur les consoles des fournisseurs.
• Journalisation des accès et des opérations sensibles.
• Sauvegardes régulières, avec vérification périodique de la restauration.
• Mises à jour de sécurité appliquées en continu aux dépendances logicielles.
• Principe du moindre privilège pour les accès internes et les clés d'API.

Aucune mesure ne garantit une sécurité absolue. Loopa révise ses mesures périodiquement et les ajuste en fonction des risques.

7. Sous-traitants ultérieurs

Le commerce autorise Loopa à recourir aux sous-traitants suivants pour l'exécution du service :

Loopa conclut avec chacun un engagement de protection au moins équivalent à celui de la présente entente et demeure responsable envers le commerce de leurs manquements.

Loopa avise le commerce par courriel au moins trente (30) jours avant l'ajout ou le remplacement d'un sous-traitant traitant des renseignements personnels. Le commerce qui s'y oppose pour un motif raisonnable lié à la protection des renseignements peut résilier son abonnement sans pénalité, avec remboursement au prorata de la portion prépayée non utilisée.

8. Communication hors du Québec

Loopa a réalisé cette évaluation et la met à jour lorsque ses fournisseurs ou ses traitements changent. Elle repose notamment sur : la faible sensibilité des renseignements traités (aucune donnée financière, de santé ou d'identité gouvernementale), le chiffrement en transit et au repos, les engagements contractuels de protection souscrits par chaque fournisseur, et la limitation des accès.

Un commerce peut obtenir le sommaire de cette évaluation sur demande écrite à [email protected], afin de documenter son propre dossier de conformité.

9. Incident de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité au sens de la Loi 25 (accès, utilisation ou communication non autorisés, perte de renseignements ou toute autre atteinte à leur protection), Loopa :

1. prend sans délai les mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne surviennent ;
2. avise le commerce concerné dans les meilleurs délais, et au plus tard 72 heures après avoir pris connaissance de l'incident ;
3. transmet au commerce l'information dont elle dispose : nature de l'incident, date ou période, renseignements et personnes touchés, mesures prises, coordonnées de la personne-ressource ;
4. collabore avec le commerce pour l'évaluation du risque de préjudice sérieux, les avis aux personnes concernées et, s'il y a lieu, l'avis à la Commission d'accès à l'information ;
5. consigne l'incident dans son registre des incidents de confidentialité, conservé au moins cinq (5) ans.

Le commerce demeure responsable de décider s'il y a lieu d'aviser les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, cette obligation incombant au responsable des renseignements.

10. Droits des personnes concernées

Les membres exercent leurs droits (accès, rectification, suppression, portabilité, retrait du consentement, désindexation) auprès du commerce, qui en est le responsable.

Loopa met à la disposition du commerce les fonctions nécessaires pour y donner suite : consultation du dossier complet d'un membre, correction, suppression définitive et exportation en format structuré et couramment utilisé (CSV ou JSON).

Si une demande est adressée directement à Loopa, celle-ci la redirige vers le commerce concerné dans les meilleurs délais et en informe la personne. Loopa prête assistance sans frais pour un volume raisonnable de demandes.

11. Conservation, restitution et destruction

• Pendant le contrat — les renseignements sont conservés tant que le commerce utilise la plateforme et que le membre demeure inscrit au programme.
• Suppression par un membre — le dossier est supprimé sans délai de la plateforme active ; les copies de sauvegarde en sont purgées dans un délai maximal de trente (30) jours.
• Journaux techniques — conservés au maximum douze (12) mois.
• Preuve du consentement et du désabonnement — conservée pendant la durée du contrat et trois (3) ans après, afin de pouvoir démontrer la conformité à la LCAP.
• Fin du contrat — le commerce peut demander l'exportation complète de ses données dans les trente (30) jours suivant la fin ; Loopa détruit ensuite ou anonymise l'ensemble des renseignements dans un délai maximal de quatre-vingt-dix (90) jours, sauf obligation légale de conservation.

Une attestation écrite de destruction est fournie sur demande.

12. Vérification et documentation

Sur demande écrite raisonnable et au plus une fois par année, Loopa fournit au commerce la documentation permettant d'établir le respect de la présente entente : description des mesures de sécurité, liste à jour des sous-traitants, sommaire de l'évaluation relative à la communication hors du Québec et, le cas échéant, attestations obtenues de ses fournisseurs.

Loopa répond également aux questionnaires de sécurité raisonnables d'un commerce dans le cadre de sa propre diligence.

13. Portée et modifications

La présente entente fait partie intégrante des conditions générales d'utilisation et de vente et s'applique à tout commerce qui utilise Loopa, sans qu'une signature distincte soit nécessaire. Un commerce qui souhaite une entente signée ou des clauses adaptées à ses propres exigences peut en faire la demande à [email protected].

Toute modification importante est communiquée par courriel et publiée sur cette page au moins trente (30) jours avant sa prise d'effet. En cas de contradiction avec les conditions générales sur une question de protection des renseignements personnels, la présente entente prévaut.

14. Coordonnées

Document publié par Loopa (Edgar Sadan, travailleur autonome), Boisbriand, Québec. Ce document est fourni à titre informatif et contractuel ; il ne constitue pas un avis juridique. Pour toute question : [email protected].